Как сделать зет отчет. Что такое Z отчёт и как часто его нужно снимать

07.03.2024

Подшивка производится одновременно с Z-отчетами, снятыми при закрытии смены. Ответы на актуальные вопросы по X-отчету Рассмотрим ответы на наиболее часто возникающие вопросы по теме: Вопрос №1. Как можно проверить точность необнуляемого остатка, если суммы по Х-отчету в конце дня и после открытия смены не совпадают? Данные Х-отчета не могут использоваться для контроля необнуляемого остатка. Показатель контролируется на основании Z-отчета или печати данных ЭКЛЗ. Вопрос №2. Может ли постороннее к ведению расчетов по ККМ лицо, менеджер, попросить распечатать Х-отчет? Доступ к текущим данным движения денежных средств и остатков в ящике ККМ имеют лица, уполномоченные руководителем. Получить оперативные сведения, например, о продаже конкретного товара, можно через администратора или иное лицо, имеющее право получения данных. Вопрос №3.

Подробную инструкцию по работе с кассовой программой можно прочитать тут!

Кассир пробивает товар на кассе и принимает оплату. В конце смены он должен сдать деньги в сейф. Но сколько? Для правильности ведения учета денежных средств существует понятие – кассовая дисциплина. Существует два способа контролировать кассира: Первый способ очень прост, но есть серьёзное ограничение — магазин не работает ночью.

Внимание

Т.е. открытие и закрытие магазина, а так же рабочий день кассира приходятся на одни сутки. При этом в магазине не обязательно использование кассового аппарата. В этом случае мы скачиваем чеки с касс и сравниваем сумму чеков за день и сверяем её с выручкой.

Для этого выделяем в журнале расходов накладные за соответствующий день, у которых получатель «Частное лицо», и с помощью комбинации клавиш Alt+F6 смотрим сумму проданного через кассу товара. Этот способ не будет работать, если магазин круглосуточный, а кассиры сменяют друг друга, скажем, в 8 утра.

Как снять х-отчет по кассе: что это, куда подшивать, отличие от z отчета

По этому документу можно отследить:

данные счетчиков денег на начало и конец смены;
общую сумму выручки до момента гашения;
сумму возвратов денег, если они имели место;
сумму предоставленных скидок;
сумму по аннулированным чекам.

дата каждого документа;
его номер;
гросс-итог (сумма в начале и по завершении смены);
суммы продаж, возвратов, скидок и т.п.

Вместе с оприходованной выручкой кассовый журнал в конце смены (рабочего дня) сдается старшему кассиру, в бухгалтерию или лично руководителю (в зависимости от того, как это заведено внутренним порядком организации).

Что такое z отчёт и как часто его нужно снимать

Составить акт утраты Z-отчета (подписать его должны кассир смены, старший кассир, если он есть, бухгалтер фирмы и представитель администрации).
Обязать кассира предоставить объяснительную записку, в которой будут освещены время и обстоятельства утраты отчета, а также причины, по которым требуемые сведения не были занесены в кассовый журнал.
Добиться получения фискального чека по данным ЭКЛЗ, подтверждающего выручку за смену с утраченным Z-отчетом. Для этого придется вызвать технического специалиста из центра обслуживания ККМ.
Снятый за требуемый период фискальный отчет оформить в журнале кассира вместо утраченного Z-отчета.

X — отчет (отчет баз гашения, обг, отчет открытия смены)

Важно

Для этого стоит снять X-отчет и пересчитать деньги в кассе. Внесение в кассу первоначального остатка денег (размена). Эту операцию стоит проводить, если предыдущая смена не оставила кассиру размена, или в паре с операцией Выплата из кассы, если после снятия X-отчетасуммы по каким то причинам не совпадают.

Снятие промежуточного X-отчета (Отчет без гашения). Обычно эту операцию проводят, когда хотят проверить кассу. Например, в случае возникновения конфликта с покупателем по поводу номинала купюры. Закрытие смены состоит из трех этапов. Для начала кассир снимает X-отчет и пересчитывает кассу.
После этого, при необходимости, оставляют в кассе небольшую сумму, а остальную вынимают, проводя операцию «Выплата из кассы». И последним пунктом снимается Z-отчет (Отчет с гашением).

X-отчет

Вполне реальна встречная проверка, в результате которой выяснится, что полученные по предъявленному чеку деньги были оприходованы не в день получения, а позже. Особая ситуация с предпринимателями на УСН, которые обязаны показывать выручку в КУДИР именно в той датой, когда она оказалась в кассе. Если чек на покупку или услугу выбит сегодня, а Z-отчет по нему собираются снять только завтра, то в КУДИР получится несоответствие: придется указать сегодняшний чек по еще не снятой «зетке», в соответствии с которой чеки будут уже вчерашними.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Единичные случаи несвоевременного снятия отчета с гашением могут пройти безнаказанными: ведь их причиной могут явиться и технические неполадки, это можно отразить в объяснительной записке. Важно не допускать, чтобы такие случаи стали постоянной практикой.

При применении ККТ набор первичной документации, подтверждающей проведенные по кассе платежные операции, обязательно содержит Z-отчет. В нем отражена информация о продолжительности смены кассира, суммах расчетов наличностью и с применением банковских карт. Документ представляет собой контрольную ленту, которая может быть сформирована в электронном и бумажном виде.

Нововведения, связанные с внедрением онлайн-касс

При заполнении кассиром-операционистом журнала и справок-отчетов по формам КМ-4 и КМ-6 соответственно за основу берут z-отчет.

Шаблоны этих документов приведены в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 г. под № 132. Причём данный нормативный акт не относится к группе обязательных для применения субъектами хозяйствования, использующими ККТ. Обоснование:

отсутствие взаимоувязки с положениями Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, который регламентирует вопросы работы с кассовой техникой;
письмо, изданное Минфином 25.01.2017 и зарегистрированное под № 03-01-15/3482;
еще разъяснения Минфина № 03-01-15/54413, датированные 16.09.2016 г.

Кроме того, с июля 2017 года утратило актуальность правительственное Постановление от 23.07.2007 г. № 470. Этот правовой акт предусматривал обязательство по использованию бумажных контрольных лент. Но с указанной даты большая часть субъектов предпринимательства должна была перейти на онлайн-кассы.

Закон № 54-ФЗ в п. 2 ст. 4.3 содержит требование по обязательному формированию по итогам рабочей смены с применением ККТ отчета о проведенных операциях. Всю систематизированную информацию автоматически перенаправляют в ФНС. Этот документ заменяет z-отчет. В нем приводят сведения о суммах проведенных расчетных операций с учетом данных первичных и коррекционных кассовых чеков. А при необходимости отчет можно распечатывать.

Отличия зед-отчетов старого образца от бланков, формируемых онлайн-кассами таковы:

при эксплуатации онлайн-кассы обнуление данных при закрытии смены не происходит;
в фискальную память не заносят данные по итоговым суммам продаж;
присутствует автоматическая передача данных о проведенных расчетах в ФНС;
получение подтверждения от налоговой о получении ею отчета (если этого не произойдет, система отправляет отчеты повторно).

Порядок формирования зед-отчета

Буквенным кодом «z» обозначают отчетные документы с гашением. Бланк составляют в конце работы ККТ каждый день. В нем фиксируют информацию об объеме полученной выручки за смену с выделением размера возвратов. Список отображаемых сведений приводится в технической документации на кассовый аппарат.

Назначение зед-отчета:

обнуление накопленной за смену информации о платежных операциях;
выведение итогов по вырученным средствам на протяжении рабочего дня;
систематизация данных для их фиксации в памяти кассового аппарата;
отображение в учете всех случаев возврата денег покупателям, применения скидок и аннуляции чеков;
подтверждение данных, внесенных кассиром в учетные документы.

Кассир при окончании его смены перед уходом с рабочего места должен сформировать z-отчет. Составление этого документа с задержкой задним числом недопустимо. Длительность смены не может быть более 1 суток. Отсчет времени работы кассира по отчету ведется с момента фиксации первой платежной операции.

В протоколе ГМЭК от 23.06.1995 г. есть требование об обязательном ежедневном закрытии смен кассирами. Если по истечении 24 часов после проведения первого платежа этого не сделать, работа ККТ блокируется.

Алгоритм действий кассира-операциониста таков.

Не всем предпринимателям обязательно использовать в своей бизнес-деятельности контрольно-кассовую технику, но если такой аппарат должным образом зарегистрирован в ИНФС, то при его применении нужно строго соблюдать кассовую дисциплину во избежание серьезных штрафов.

Одним из обязательных элементов работы каcсира-операциониста является снятие Z-отчета. Что это за документ, для чего он нужен, как поступать в случае его утери, а также каким санкциям могут подвергнуться предприниматели за неправильную Z-отчетность — обо всём подробно ниже.

Что такое зет-отчёт

Z-отчет («Зет-отчет» , он же отчет с гашением ) – это итоговый кассовый чек, который обязательно должен быть напечатан в течение 24 часов. Он означает завершение кассовой смены, сдачу выручки и обнуление оперативной памяти кассового аппарата. Все данные с предыдущего момента гашения остаются в фискальной памяти кассы и на ленте ЭКЛЗ.

К СВЕДЕНИЮ! В контрольно-кассовом аппарате существует контрольная лента (), на которой записываются все показатели со счетчиков. В случаях, когда информация по отчетам почему-то утрачивается, ЭКЛЗ – единственная возможность ее восстановить.

По этому документу можно отследить:

данные счетчиков денег на начало и конец смены;
общую сумму выручки до момента гашения;
сумму возвратов денег, если они имели место;
сумму предоставленных скидок;
сумму по аннулированным чекам.

Сняли Z-отчет, что дальше?

Пропечатанный чек с итоговым отчетом нужно подколоть или подклеить к «Справке-отчету кассира-операциониста». В кассовый журнал отдельной строкой заносится информация по «зетке»:

дата каждого документа;
его номер;
гросс-итог (сумма в начале и по завершении смены);
суммы продаж, возвратов, скидок и т.п.

Хранить снятые Z-отчеты, как и использованные ЭКЛЗ, нужно не менее 5 лет, ответственность за сроки и сохранность несет руководитель.

ВАЖНО! Берегите эти документы, не теряйте и не выбрасывайте снятые Z-отчеты, даже если они были проведены мастером при наладке кассового аппарата, содержат нулевые показатели или сняты в качестве пробы. Абсолютно все отчеты с гашением в обязательном порядке фиксируются в журнале.

Ежесуточный контроль

«Зетка» является документом строгой финансовой отчетности.

Снимать ее нужно после смены или рабочего дня, но не реже, чем 1 раз в 24 часа. Если этого не сделать, то касса будет заблокирована. Все кассовые аппараты, по распоряжению законодательства, оснащены системой автоматической блокировки при превышении 24-часовой смены. Пока не будет снят Z-отчет, касса не сможет производить никаких операций.

А если операций не было?

Письмо ГФСУ от 10.02.2015 г. разъяснило, что нулевые отчеты можно не печатать, если в течение 24 часов не прошла ни одна кассовая операция. Однако, часто внутренние документы предприятия требуют открывать и закрывать смену вне зависимости от прохождений по кассе. Кроме того, на практике в аппарате чаще всего хранятся мелкие деньги, а это тоже финансы, которые должны ежедневно проводиться через ККМ («служебное внесение»), а это уже операция, которая отразится в Z-отчете.

Пока законодатели не прояснили этот вопрос окончательно, лучше во избежание неприятностей печатать Z-отчет ежедневно и оформлять его в кассовую книгу, даже если он нулевой.

Особенности Z-отчета

Каждый отчет с гашением имеет свой порядковый номер, поэтому в журнале кассира не должно быть пропусков.
Повторно снять его или отменить нельзя, так как он фиксируется в фискальной памяти аппарата и на контрольной ленте.
Если операции по кассе не производились в течение 24 часов, можно снять нулевой Z-отчет.
В течение смены или рабочего дня можно снимать любое количество Z-отчетов, каждый должен быть оформлен отдельно и подшит к справке операциониста.
После распечатки Z-отчета второй раз его снять невозможно, пока не будет проведена любая операция по кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Самый первый отчет с гашением, снимаемый в ИНФС при регистрации контрольно-кассового аппарата, там и останется: его отсутствие никак не повлияет на правильность оформления кассового журнала. А вот со всеми последующими следует быть особенно внимательным.

Z-отчет утрачен, как быть?

В жизни все может случиться, и даже невосполнимый отчет с гашением может оказаться по какой-то причине не оформленным в журнал, как следует. Это чаще всего случается:

с неопытными работниками, по незнанию выбрасывающими такой важный чек;
вследствие ремонта аппарата, когда отчет пробивает мастер для проверки, не всегда его догадываются сохранить;
если чек не пропечатался из-за поломки кассы, неполадок с лентой или бумагой, аварийного отключения электроэнергии;
если чек утерян;
когда документ порвался, затерся, был залит или испорчен как-то иначе.

Отсутствие Z-отчета грозит предприятию крупными штрафами. Чтобы избежать их, нужно сразу при обнаружении утраты «зетки» выполнить предписанные законом процедуры.

Последовательность действий при обнаружении утраты отчета с гашением

Составить акт утраты Z-отчета (подписать его должны кассир смены, старший кассир, если он есть, бухгалтер фирмы и представитель администрации).
Обязать кассира предоставить объяснительную записку, в которой будут освещены время и обстоятельства утраты отчета, а также причины, по которым требуемые сведения не были занесены в кассовый журнал.
Добиться получения фискального чека по данным ЭКЛЗ, подтверждающего выручку за смену с утраченным Z-отчетом. Для этого придется вызвать технического специалиста из центра обслуживания ККМ.
Снятый за требуемый период фискальный отчет оформить в журнале кассира вместо утраченного Z-отчета.

ВАЖНО! Руководитель имеет право наложить наказание на кассира, виновного в утрате документа строгой отчетности, если сочтет нужным по итогам его объяснительной записки. Увольнение за такой проступок не положено, но выговор или устное предупреждение вполне вероятно.

Забыли снять Z-отчет вовремя?

В конце смены «зетку» не сняли, а совершили это действие в начале следующего дня? Так бывает нередко, тем не менее, это нарушение, «поймав» на котором, налоговая не поскупится на штрафы. Причина окажется в том, что по документам выручка окажется несвоевременно оприходованной.

Не стоит уповать на то, что налоговая не будет сличать даты отчетов и оприходования денег в кассу. Вполне может случиться, что нарушение «выплывет» в результате обслуживания представителей юридического лица. Получив чек за товар или услугу, пробитый определенной датой, он может подать его в бухгалтерию своей организации для отчета по потраченным финансам. Вполне реальна встречная проверка, в результате которой выяснится, что полученные по предъявленному чеку деньги были оприходованы не в день получения, а позже.

Особая ситуация с предпринимателями на УСН, которые обязаны показывать выручку в КУДИР именно в той датой, когда она оказалась в кассе. Если чек на покупку или услугу выбит сегодня, а Z-отчет по нему собираются снять только завтра, то в КУДИР получится несоответствие: придется указать сегодняшний чек по еще не снятой «зетке», в соответствии с которой чеки будут уже вчерашними.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Единичные случаи несвоевременного снятия отчета с гашением могут пройти безнаказанными: ведь их причиной могут явиться и технические неполадки, это можно отразить в объяснительной записке. Важно не допускать, чтобы такие случаи стали постоянной практикой.

Санкции и штрафы за нарушения снятия зет-отчёта

Выявленные налоговой проверкой нарушения Z-отчетности чреваты серьезными штрафами для руководства организации.

Отсутствие одной или нескольких «зеток» – это нарушение ст.19.7 КоАП РФ, так как по факту это – непредоставление представителям государственных органов требуемых ими сведений.

За это должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 руб., а юридические – в десятикратном размере.

Если налоговики сочтут, что неоформленные Z-отчеты представляют собой неповиновение требованиям надзорного органа (ст. 19.4 КоАП РФ), то штраф может быть выписан на сумму от 1000 до 2000 руб.

Нередко на практике возникает ситуация, когда z — отчет снимается на следующий день, например, по техническим причинам или вследствие ошибки продавца. В этом случае необходимо до открытия новой кассовой смены сформировать z — отчет за предыдущий день; в журнале кассира-операциониста сделать две записи, датированные одним числом; в кассовой книге отразить два отдельных приходных ордера. Помимо этого, следует взять с кассира письменные пояснения относительно причин возникновения данной ситуации.

Снятие отчета на следующий день может быть расценено проверяющими органами, как нарушение правил работы с кассовой техникой. Несмотря на то, что непосредственно за это наказание не предусмотрено, данный факт может быть квалифицирован как несвоевременное оприходование денежных средств, что, в свою очередь несет серьезные налоговые риски. Согласно п. 6.1. Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином от 30.08.1993 № 104 и п. 5.2 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Центробанком от 12.10.2011 N 373-П, на основании снятого z — отчета составляется справка-отчет КМ-6 и сдается вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру в кассу. В рассматриваемом случае определение выручки происходит не в день её фактического получения, а за это уже предусмотрена административная ответственность в соответствии с п.

1 ст. 15.1 КоАП.

Однако следует учесть, что режимом работы организации может быть предусмотрено окончание смены после 23:59:59, то есть на следующий календарный день . Этот момент законодательно урегулирован: п. 3.8 Технических требований к фискальной памяти электронных ККМ, (Решение ГМЭК от 23.06.1995, протокол N 5/21-95) предусмотрено, что кассовая смена должна быть ограничена календарными сутками либо не должна превышать 24 часов . В данном случае доход необходимо определять и отражать в кассовой книге по итогам закрытия кассовой смены. То есть отражение выручки в учете на следующий день не будет признано нарушением кассовой дисциплины. В Постановлении ФАС УО от 22.12.2009 N Ф09-10179/09-С3 судьи пришли к аналогичному выводу: если журнал, z-отчет и приходный ордер составляются на конец рабочей смены, которая не совпадает с началом календарных суток, выручка правомерно была сформирована в день окончания смены. Если при расчетах использованы пластиковые карты, доход отражается на основании п. 1 ст. 346.17 Налогового Кодекса, а именно в момент поступления денег на расчетный счет (Письмо Минфина от 03.04.2009 N 03-11-06/2/58).

Несмотря на то, что с началом использования касс нового образца отпадет как таковая необходимость ведения журнала кассира-операциониста и снятия z – отчетов, тем не менее, обязанность своевременного оприходования наличной выручки сохранится. Также вопрос останется актуальным для тех налогоплательщиков, у которых предусмотрена поочередная работа нескольких кассиров на одном кассовом аппарате.

Раз или два в сутки кассиры сдают Z-отчет. Что это за форма отчетности, чем отличается от других? Каковы особенности и сложности, возникающие при подготовке таких отчетов? Об этой сейчас и пойдет речь.

Зачем нужен Z-отчет по кассе?

Снятие Z-отчета происходит в конце каждой рабочей смены кассира.

Эта операция необходима:

для контроля за работой кассиров;
для оперативной оценки выручки;
для сдачи вырученных средств инкассаторам;
для отчета перед налоговой инспекцией.

Существует еще и Х-отчет, который выполняется по мере необходимости, но не обнуляет суммы. А после снятия Z-отчета происходит обнуление всего, что было пробито на данной кассе за рабочий день кассира.

Наличность после данной операции инкассируется. В журнал кассира-операциониста заносятся полученные данные: номер документа и дата его оформления; накопления на начало и конец рабочего дня; выручка за смену; а также данные о возвратах денежных средств и безналичных платежах.

Кроме этого, кассир должен заполнить справку аналогичного содержания и передать ее бухгалтеру, который на ее основании заполняет кассовую книгу.

Z-отчеты по кассе бывают нескольких видов:

основной — снимается в конце смены, гася все регистры;
отчет по отделам (выполняется по мере нужды, не обязательно каждый день;
Z-отчет по отдельным кассирам;
по группам товаров (если такая возможность изначально запрограммирована в кассовом аппарате).

Как это делается

Как снять Z-отчет?

Для начала, не спутать его с Х-отчетом. Второй важный момент: алгоритм выполнения этой операции разный, в зависимости от используемого кассового аппарата. Никаких данных вносить вручную не придется, они все фиксируются в течение дня контрольно-кассовой машиной, требуется лишь выполнить последовательность действий, чтобы аппарат сам посчитал нужные данные, и вывести их на печать.

Поскольку после этого, тоже автоматически, происходит обнуление кассы. То такой отчет иногда называют «отчетом с гашением». Многие кассы также настроены на блокирование функционирования после истечения срока 24 часов. Если вовремя отчет данного формата не сделан, аппарат блокируется. Это требование зафиксировано в законодательстве и подзаконных актах, регулирующих сферу торговли и услуг, использующих ККМ.

Зная, как сделать Z-отчет, кассир помогает себе и бухгалтерии грамотно выполнить и ряд других задач по стандартному документообороту. На основе этого отчета оформляется журнал операциониста, справка кассира, ведутся операции по оприходованию средств и т. д. То есть, это основной, базовый документ для последующих форм отчетности.

Возможные проблемы

Как уже говорилось, если подобный отчет не выполнен вовремя, возможна блокировка кассы, а значит, создание проблем для работы всего торгового учреждения или иной организации, где применяются кассы.

К тому же, если вы забыли снять Z-отчет, это выяснится при налоговой проверке, и у компании (ИП) будут проблемы с инспекцией, штрафы и иные санкции. Или даже до проверки. Например, в такой ситуации: с чеком вашей организации какой-то клиент может пойти в ту же инспекцию, чтобы отчитаться за свои расходы. И если в чеке у него стоит одна дата, а в вашем отчете обозначен следующий день, это нарушение сразу будет замечено.

Помните о таком нюансе: повторно выполнить Z-отчет по кассе можно будет не ранее, чем будет пробит некий чек на любую сумму, или хотя бы нулевой, тестовый. После чего аппарат будет перепрограммирован на снятие кассы, даже в случае нулевой выручки.

В случае утраты зет отчета по техническим или иным причинам, придется делать его аналог с помощью распечатки из ЭКЛЗ ККМ отчета «Итоги смены». В этом случае необходимо еще и написать подробную объяснительную с указанием причин и обстоятельств происшедшего, а также реквизитов утраченного документа.

Сложности могут возникнуть не только у сотрудников, но и у клиентов. Так, возврат денег из кассы по требованию потребителя возможен лишь до снятия Z-отчета. То есть в той смене, когда осуществлялась покупка или услуга. В противном случае, с опозданием, клиенту придется получать возврат через центральную кассу, с использованием кассового расходного ордера и после написания соответствующего заявления.

Образец Z-отчета

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Этот документ представляет собой основной итоговый чек, который каждый кассир, сдающий смену, обязан выводить с кассового аппарата. Важно понимать, что он подводит итоги и всегда обнуляет все данные, поэтому после этой операции никакие кассовые действия (формирование, возвратов, аннулирования и т.п.) провести будет невозможно.

Поэтому если требуется провести замеры текущих показаний, то снимается так называемый x-отчет, который по сути ничем не отличается от z, однако он не приводит к обнулению. Таким образом, главное назначение его в следующем:

1. Это основной источник информации по смене, которую кассир всегда заносит в кассовую книгу.
Соответственно, данные в кассовой книге и z-отчете всегда должны точно соответствовать друг другу, а сама распечатка всегда прикладывается к каждой записи (т.е. каждую смену).

Все собранные данные после снятия итога фиксируются в так называемой фискальной памяти кассового аппарата. Они должны сохраняться там на протяжении не менее 30 календарных дней. Как правило, они сохраняются в течение 1,5-2 месяцев.
Отражение всех торговых операций, которые были проведены за торговую смену: не только приходные (при покупке), но и расходные (возврат денежных средств), а также аннулирование (например, при ошибочном вводе отдельных позиций кассиром).
Расчет всех итогов о выручке за смену, обоснование данных.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Обнуление всех данных происходит не только в конце каждой смены. Также это технически необходимо в случае перерегистрации кассового аппарата, проведения плановых и внеплановых ремонтных работ, а также в тех случаях, когда понадобится сменить фискальную память.

Разновидности

Существует 4 основные вида этого документа:

Основной – это собственно главный отчетный чек, который и нужно снимать не реже чем раз в 24 часа. Если не осуществить эту операцию, то касса блокируется, поэтому никакие действия с ее помощью совершить будет уже невозможно. К тому же систематическое нарушение регулярного снятия – это основание для административной ответственности (штрафы составляют от 4000 до 50 000 рублей).
По отделам – решение о предоставлении такой отчетности принимают уполномоченные лица (например, менеджеры отделов или старшие кассиры). Нет необходимости делать это ежедневно. Поэтому, как правило, такая операция проводится раз в месяц, при сдаче отчетности и подведению итогов по каждому отделу в магазине. После снятия обнуляются все сведения по ним.
По кассирам – такие отчеты тоже получают не каждый день, а по мере необходимости, в соответствии с внутренним распорядком. В нем нередко отражается фамилия продавца, но если даже такой информации нет, каждая система «помнит», сколько операций на аппарате совершил конкретный сотрудник. Чтобы обнулить все эти сведения и получить данные, применяют именно эту разновидность z-отчета.
Наконец, по товарам – такая операция позволяет обнулить сведения по операциям с конкретными товарами (услугами) или группой товаров. Подобные системы стоят далеко не на всех кассовых аппаратах. Как правило, необходимость получения этих данных возникает в больших магазинах (например, перед проведением инвентаризации).

Как снять

Документ снимается всегда в конце каждой смены. т.е должен сниматься с аппарата не реже, чем раз в 24 часа , при этом:

Если речь идет о выходном и/или праздничном дне, когда компания официально не работала, ничего не снимается и никаких записей в отчетные документы не делается.
Если в этот день не было совершено никаких торговых операций (а официально и по факту он считается рабочим в компании), итог все равно снимается. Он выйдет с нулевыми показателями, но все равно сохраняется в отчете. При этом кассир проставляет прочерки за весь день в журнале, который он ведет каждый день, а записи в кассовой книге вообще не производятся.

Технически сформировать отчет – это по сути нажать одну или несколько кнопок на кассовом аппарате. Конкретный алгоритм зависит от вида устройства. На видео показан один из примеров (на АМС 100К).

Подобные требования можно рассматривать только для тех случаев, когда кассовый аппарат был включен. То есть если в течение всей смены он был выключен, нет необходимости снимать z-отчет, ведь торговых операций не было, и они не предусматривались (например, в этот день компания осуществляла переезд и изначально не планировала заниматься продажами).

В нем должны отражаться все сведения по движению денежных средств в кассовом аппарате в течение всей смены (как наличные, так и безналичные операции):

приходные операции (собственно продажи);
аннулированные – (когда кассир набрал позиции, но затем по каким-то причинам покупка не состоялась) – по сути, это нулевые чеки;
операции на возврат, когда покупатель вернул покупку (или услуга не была оказана по каким-то причинам), в результате чего понадобилось вернуть наличные средства, на банковскую карту или специальную карту возврата, в зависимости от условий организации;
общие суммы за смену (нарастающим итогом).

Образец с расшифровкой каждой записи представлен ниже.

Как правило, внешний вид документа отличается в зависимости от конкретных типов кассовых аппаратов. Однако на содержании информации это практически не отражается. Далее приводятся несколько наиболее распространенных примеров.

Z-отчет в онлайн-кассах

Последние изменения в федеральном законодательстве предусматривают постепенный переход практически всех ИП и юридических лиц на онлайн-кассы: с 1 июля 2017 года уже прекращено использование кассовой техники прежних образцов, но действует освобождение от этого правила для отдельных организаций. Ровно через год, т.е. с 1 июля 2018 года на онлайн-кассы переходят практически все юридические лица.

Поэтому все основные правила кассовой дисциплины сохраняются в полном объеме и для этого вида кассовой техники, а именно:

необходимо и дальше снимать z-отчет в конце каждой кассовой смены;
кассовая книга также нужно продолжать вести по общим правилам.

Соответственно, действуют те же меры ответственности, если подобная обязанность игнорируется. Суммы штрафов представлены в таблице.

Однако есть по крайней мере 2 особенности, которые отличают z-отчет для онлайн-касс от традиционных аппаратов:

не происходит обнуления данных – т.е. после сдачи итоговой отчетности за день предыдущие значения полностью сохраняются;
также в фискальной памяти устройства не фиксируются итоговые результаты.

А с другой стороны, передача отчета в контролирующее отделение налоговой инспекции осуществляется автоматически и происходит мгновенно, как только смена была сдана. Даже если представители налоговой по каким-то причинам «забудут» подтвердить получение отчета, система направит его еще раз, о чем уведомит работника: «Повторная отправка отчета».

Таким образом, между зеткой для новых онлайн-касс и отчетами обычной кассовой техники есть как сходства, так и отличия, которые наглядно оказаны в таблице.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В практике применения онлайн-касс основной итоговый документ (чек) получил название отчета о закрытии смены. По сути, это тот же самый z-отчет, поскольку их содержание и функции совпадают.

Если отчет потерян или не получен

Потеря в связи с недобросовестным выполнением обязанностей кассиром, а также может вообще не пропечататься, например, если есть технические неполадки с самим кассовым аппаратом или в случаях непредвиденного отключения электроэнергии. Иногда также бывает, что чек испорчен, и отдельные его части не читаемы (например, залит краской).

Вне зависимости от конкретной причины порядок действий в данном случае будет таким:
Сначала нужно составить письменный акт об утрате. Документ подписывают старший кассир, сам кассир, бухгалтер и представитель администрации.
Кассир, который отвечал за проведение кассовых операций и заполнение отчета в эту смену, составляет объяснительную, даже если его непосредственной вины в инциденте не было.
Затем нужно вызвать специалиста, который обслуживает аппарат, и попросить сформировать фискальный чек по данным ЭКЛЗ
Этот документ прикладывается вместо отчета в кассовую книгу.

Если отчет снят с запозданием

В случае снятии отчета на следующий день важно прояснить причину. Как показывает практика, представители налоговой инспекции относится лояльно, если подобные инциденты возникали однократно. Однако при систематическом злоупотреблении назначаются штрафы.

Поэтому самое главное – составить акт по данному инциденту, запросить объяснительную у ответственного кассира и хранить эти документы на случай проверки. А в кассовую книгу следует приложить z-отчет, снятый на следующий день.

Несколько заблуждений

На практике существует мнение, что подобный документ практически гарантирует полное соответствие данных по наличности в кассе, операций, проведенных безналично, о возвратных и отмененных (аннулированных) чеках, поэтому можно просто проследить весь оборот финансовых движений с помощью итогового чека.

Похожие статьи: